Die Covid-19-Pandemie hat die digitale Transformation vorangetrieben. Remote zu arbeiten war in den letzten zwei Jahren erforderlich und scheint im Hinblick auf weitere Virusvarianten nicht ausgeschlossen. Eine Umfrage ergab auch auch, dass die Arbeitnehmer Homeoffice- und Office-Tage wünschen. Ein Hybrides Arbeiten könnte die Arbeitswelt der Zukunft sein. Eine hybride Arbeitswelt verbindet die klassischen mit den virtuellen Arbeitsmodellen, die eine höhere Flexibilität hinsichtlich Arbeitsort und Arbeitszeit ermöglichen.
Ausgestaltung von hybriden Arbeitswelten
Basierend auf zwei Studien stellte Dr. Dominic Lindner in seinem Essential „Hybride Arbeitswelt – Empfehlungen für die Arbeit zwischen Home und Office“ zwei Studien vor. In der Microsoft Studie (New Work Trend Index von Microsoft 2021) wird deutlich, dass eine Rückkehr ins Büro gewünscht ist, aber Homeoffice ebenso gefordert wird. Die Frauenhofer-Studie bestätigt dies zeigt aber auch, dass Arbeitgeber eine Umgebung schaffen müssen, für die es sich lohnt, den Arbeitsweg in Kauf zu nehmen. Sowohl Räume für hochproduktives und fokussiertes Arbeiten als auch hybride und großzügig geschnittene Besprechungs- und Projekträume in ausreichender Zahl sollen vorhanden, sowie offene und loungeähnliche Begegnungsorte und Erlebnisangebote bereit gestellt werden.
Arbeitsplätze in hybriden Arbeitswelten
Gemäß der Deloitte-Studie 2020 bevorzugen Mitarbeiter für den Büroarbeitsplatz einen festen Arbeitsplatz in einem Mehrpersonenbüro (2 bis 4 Personen) mit nur bedingt flexibler Platzwahl, Einzelbüros für konzentriertes Arbeiten, Openspace-Flaächen mit bis zu fünf Arbeitsplätzen für Teamarbeit und kein Shared Office mit anderen Unternehmen.
Neben dem Umfeld des Arbeitsplatzes wie gute Erreichbarkeit, Qualität der Möbel, Parkmöglichkeiten, Austauschecken, ausreichende Besprechungsräume und Pausenbereiche sind die technische Voraussetzungen wichtig. Diese sind unter anderem die Ausstattung mit Laptops, mobiles Internet und Smartphones, Online-Zugriff auf Unternehmensdaten, Chat/ Instant-Messages, Videokonferenz-Lösungen, Dokumentenmanagement und Enterprise Social Media.
Hindernisse im Bezug auf die hybride Arbeitswelten sind im Moment laut Entrust-Studie die unzureichende Technologie und damit verbundene Produktivitätseinbußen, Sicherheit von Heimnetzwerken und Datenschutz der Mitarbeiter.
Teamzusammensetzung in hybriden Arbeitswelten
Laut Prof. Sven Laumer, FAU Erlangen-Nürnberg, sind homogene Teams ohne in Offlinekontakten produktiver und heterogene Teams mit Offlinekontakt. Homogene Teams, bestehend auf ähnlichen Typen mit ähnlichem Aufgabenfeld arbeiten auch online konfliktfreier. Heterogene Teams sind zwar in der Regel kreativer und innovativer, gelten laut Wiendiek aber als instabil und anfälliger für Konflikten, was sich in der Zusammenarbeit im Homeoffice ebenso zeigt.
Neue Teams und neue Projekte profitieren am meisten von Offline-Kontakten. Das heißt, ist ein Mitarbeiter oder mehrere Mitarbeiter neu im Team, sollte die Einarbeitung nicht im Homeoffice, sondern im Office mit allen Teammitgliedern stattfinden. Somit ist standartisiertes Arbeiten gut im Homeoffice möglich, aber kreatives Arbeiten und neue Aufgaben nicht.
Der Weg der Unternehmenskultur zum hybriden Office
Unternehmen mit einer ausgeprägten Innovationskultur, einer Offenheit für Veränderungen und Anwendung von Change-Mangement-Methoden (siehe Changemanagement nach Streich oder nach Rogers) sind klar im Vorteil bei diesem Wandel. Jedoch zeigt sich die typische Priorisierung von Kundenprojekten in der hybriden Arbeitswelt mit der gleichzeitigen Vernachlässigung von internen Projekten wie die Umgestaltung der IT und Büroflächen. Laut Lindner empfiehlt sich die Umsetzung interner Projekte in Initiativen statt visionären Zielen mit einer Drei-Monats-Zielsetzung aus der OKR-Methode (Objectives und Key Results).
Technische Voraussetzung für virtuelle Arbeit im Homeoffice
Um sinnvoll virtuell zu arbeiten, wird eine Reihe von Softwaretools benötigt, schreibt Lindner. Dies sind die Aufgabenverwaltung mit Projektmanagementfunktionen, eine Content-Colloborartion mit gemeinsamer Dateibearbeitung und Dokumentenverwaltung, eine Meeting-Solution mit Sprach-, Video- und Bildschirmfreigabe am Arbeitsplatz und mit bestimmten aufgabenbasierten Kanälen, wie es zum Beispiel Zoom, Go To Meeting, Cisco, Jitsi, Big Blue Button oder MS Teams. Ebenso E-Mai, Chat und Kalender unterstützten die Kommunikation und Zeitplanung und sind Grundvoraussetzung für das Miteinander Arbeiten in Home und Office.
Kritische Betrachtung von hybriden Arbeitswelten
Laut der Studie von Lindner aus dem Jahr 2018 zeigten sich drei Risiken im Activity Based Working. Die dauerhafte Platzbuchung und die Veränderung durch Shared Desk kann für Mitarbeiter zur Belastung werden, die Lautstärke kann ein massives Problem darstellen und die baulichen Veränderungen sind nach Fertigstellung kaum noch möglich.
Wie schon genannt, erfordert die hybride Arbeitswelt neue Bürokonzepte wie Großraum-, Zellen-, Teambüros und reversible Büros. Moderne Möbelkonzepte innerhalb der genannten Bürokonzepte führen zu Abwechslung, Produktivität, Flexibilität und Vernetzung. Das könnte Desk Sharing, Hot Desk, Zoning, Think Tanks, Touchdown-Arbeitsplätze, Lounges, Coffee-Corner und Videoconference Rooms sein.
Führung im hybriden Office
Führung versteht sich als Sicherstellung von zielgerichteter Leistungserbringung und der Motivation von Mitarbeitenden. Hierzu gibt es zahlreiche Tipps. Besonders wichtig für die Führung im hybriden Office ist mit Authentizität und Sprache zu überzeugen. Der Charakter des Menschen ist von Bedeutung und ermöglicht eine Authentisches Management mit Mindset, Verhaltensweise und persönlicher Einstellung. Die Sprache ist in der digitalen Welt von großer Bedeutung. Wie möchten Sie agieren? Die Führungskraft sollte sowohl das Stilmittel für die Kommunikation als auch die passende und authentische Sprache bei E-Mails, Chatnachrichten etc. wählen. Walking arround ist out. Steuern sie die Aufgaben der Teammitglieder über Softwaretools, es ist das Werkzeug der Führung. Die Dokumentation erfolgt über die Tools, nicht mehr im 1:1 Meeting. Eine hybride Führungskraft bietet den Mitarbeitenden eine Bühne zur Entfaltung. Es geht in der Führung um das Kümmern, statt das Maximale an Arbeitskraft. Die Führungskraft nimmt sich zurück und gibt die Bühne frei für den Mitarbeiter. Die Führungskraft sorgt für das gute Umfeld, damit der Mitarbeiter in die Selbstorganisation hineinwachsen kann. Kein Micromanagement, sondern Zielvereinbarung und Kontrolle der Komplexität. Die Führungskraft ist People Manager (disziplinarische Führung) und ggf. auch Product Owner (fachliche Führung).
Fazit
Wissenschaftliche Studien zeigen, dass eine Kombination aus Homeoffice und Büroarbeit von Fachkräften präferiert werden, somit eine hybride Arbeitswelt gewünscht wird.
Die hybride Arbeitswelt entsteht nicht allein. Change-Management und interne Projektorganisation ist notwendig.
Der Anteil der virtuellen Arbeit in der hybriden Arbeitswelt kann nur Mithilfe ausreichender Software und moderner Büroausstattung sinnvoll durchgeführt werden.